Jak zewnętrzny dyrektor finansowy pomógł firmie odzyskać marżę

W małej firmie produkcyjnej koniec miesiąca wyglądał podobnie. Biuro rachunkowe przysyłało zestawienia, a właściciel sprawdzał, czy firma ma zysk. Firma sprzedaje, księgowość liczy, właściciel czeka. Przez lata to wystarczało, ale globalny wzrost inflacji dotarł do Polski i utrzymał się długo. W 2022 i 2023 r. ceny rosły o ponad 10% rocznie, a informacja sprzed kilku tygodni zaczęła przychodzić za późno.

Dane były, wniosków brakowało

Księgi były prowadzone poprawnie, ale ceny materiałów do produkcji, serwisu maszyn i wynagrodzeń rosły szybciej niż ceny sprzedaży, a zestawienia nie pokazywały, gdzie firma traci marżę. Na którym kliencie firma zarabia? Dlaczego zysk spada, skoro sprzedaż rośnie?

Długotrwała inflacja ma też drugą stronę. Klienci łatwiej akceptują podwyżki, a rozmowa o zmianie dostawcy staje się naturalna. To okno trzeba jednak wykorzystać z głową, bo łatwo przestrzelić cenę albo niedoszacować kosztów, które za miesiąc znów wzrosną. Decyzja o cenie wymaga więc bieżących danych.

Tymczasem dane były ułożone pod księgowość, nie pod zarządzanie. Trzeba było je przebudować.

Najpierw porządek w danych, potem raport

Zewnętrzny dyrektor finansowy uzgodnił z biurem rachunkowym podział kosztów na kategorie zrozumiałe dla właściciela. Raport z produkcji uzupełniono o numer zlecenia, osobę realizującą i reklamacje. Każdy wskaźnik sprawdzono z księgami, zanim oparto na nim decyzję.

Na tej podstawie powstał comiesięczny raport dla właściciela w Power BI. Pokazywał koszt i marżę na jednostce produktu osobno dla każdego klienta oraz liczbę zamówień. Dzięki temu widać było, czy ceny i rabaty odpowiadają skali współpracy. Bywa, że klient z dużym rabatem zmniejsza zamówienia, a rabat zostaje.

Koszt jednostkowy ułatwił też porównanie ofert dostawców i poziomu zużycia, co przełożyło się na wybór alternatywnych materiałów. Sprawdzano również jakość materiałów pod kątem strat i odpadów.

Tak wyglądała praca dyrektora finansowego.

Nie tylko zbudował raport, ale ustalił, jakie dane mają do niego trafiać.
Nie tylko podał wskaźniki, ale wyznaczył dla nich cele i kierunek zmian.
Nie czekał na zamknięcie roku, tylko co miesiąc omawiał wyniki z właścicielem.
Co pokazały liczby

Pierwszy raport, z marca 2024 r., pokazał, że od stycznia z każdej złotówki sprzedaży zostawało coraz mniej zysku. Właściciel wiedział o tym przed końcem kwartału. Dyrektor finansowy zarekomendował wyższe ceny u klientów z najniższą marżą, zakupy u kilku dostawców i przegląd wydatków kierowników. Zalecił też szybsze ściąganie należności i dłuższe terminy płatności u dostawców, żeby gotówka dłużej zostawała w firmie.

Wyniki w pierwszej połowie 2024 r.

Sprzedaż w I kwartale rosła w tempie 7–9%.
Marża na materiałach, czyli to, co zostaje ze sprzedaży po odjęciu ich kosztu, wzrosła z 57% do 60%.
Zysk operacyjny jako procent sprzedaży wzrósł z 13% w 2023 r. do 19% w II kwartale.

Na wynik pracowało wiele czynników. Sam raport nie poprawia wyniku. Poprawiają go decyzje, które dzięki niemu zapadają wcześniej.

Sprawdź, czy Twoje raporty odpowiadają na pytania o zysk
Czy wiesz, które koszty rosły najszybciej w ostatnim kwartale?
Czy o spadku marży dowiadujesz się, zanim minie kwartał?
Czy znasz marżę na każdym kliencie?

Jeśli choć na jedno pytanie odpowiedź brzmi „nie”, Twoje dane mogą powiedzieć więcej, niż mówią dziś.

Co to oznacza dla Twojej firmy

Wynik można poznawać raz w roku albo co miesiąc wiedzieć, gdzie firma zarabia, a gdzie traci. O różnicy decyduje nie skala działalności, tylko regularne przekładanie liczb z księgowości na decyzje.

W Zysk Finanse pełnimy rolę dyrektora finansowego na godziny. Porządkujemy dane u źródła, budujemy raportowanie i weryfikujemy wyliczenia z księgami. Co miesiąc omawiamy wyniki z właścicielem i rekomendujemy konkretne działania, aby decyzje o cenach i kosztach opierały się na rzetelnych danych.

Zyskaj realną kontrolę nad finansami firmy. Umów bezpłatną konsultację i sprawdź, co możemy zrobić dla Twojego biznesu.